何らかの事情があり、面接を辞退することは決して珍しいことではありません。しかし、企業側から見ると選考の流れを中断する行為となるので、マナーを守って進める必要があります。
メールや電話など適切な連絡手段、辞退理由を伝える際のポイントや例文、選考を辞退する時に気を付けるべき点などを確認していきましょう。
メールか電話、どちらが最適？
面接選考を辞退する場合、メールか電話のどちらを選ぶべきか迷うことがあります。
まず、メールは「書面」として記録が残るため、後々のトラブルを避けやすいです。また、相手の都合を気にせずに送信できる点も利点です。一方、電話は直接話すことで「誠意」を伝えやすく、即時に相手の反応を確認できるため、急な辞退の場合には有効です。
就活の「選考辞退」の際には、状況に応じて使い分けることが重要です。企業の規模や文化、面接の進行状況を考慮し、適切な方法を選びましょう。
メール連絡のポイント
面接前の「選考辞退」を行う際、適切な「メール連絡」のポイントを押さえることが重要です。
まず、件名には「選考辞退のご連絡」を明確に記載し、採用担当者がすぐに内容を把握できるようにします。本文では、冒頭に「お礼の言葉」を述べ、選考の機会を提供してくれたことに感謝の意を示しましょう。
次に、具体的な「辞退理由」を簡潔に説明し、相手に納得感を与えることが大切です。また、辞退の連絡はできるだけ早めに行い、相手のスケジュールに配慮します。
最後に、今後の「企業との関係」を考慮し、丁寧な言葉遣いで締めくくることが望ましいです。これらのポイントを押さえることで、選考辞退のメールが円滑に進み、企業側にも好印象を残すことができます。
電話連絡の注意点
就活中に選考辞退を決断する際、特に直前や最終面接の辞退は慎重な対応が必要です。電話連絡はできるだけ早めに行い、企業のスケジュール調整に配慮しましょう。電話をかける際、担当者の名前を確認し、丁寧な言葉遣いを心掛けます。例えば、「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の△△です。面接の件でご連絡させていただきました。」と始めると良いです。
辞退の理由は簡潔に伝え、ネガティブな理由は避け、ポジティブな理由を述べると良い印象を与えます。感謝の意も忘れずに伝え、「この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。」と締めくくると企業側も好感を持ちます。電話連絡の際のマナーを守ることで、将来的なキャリアにもプラスとなる可能性があります。
どのように伝えるべき？
就活中に選考辞退を考えることは珍しくありません。選考辞退の際には、まず誠実さが重要です。企業に対して感謝の気持ちを伝え、理由を明確に説明しましょう。例えば、他の企業から内定を受け取った場合、その旨を正直に伝えることが求められます。
辞退の連絡はできるだけ早く行うことがマナーです。企業側もスケジュール調整や次の候補者の選考など、対応が必要ですので、早めの連絡が望ましいです。
返信がない場合はどうする？
選考辞退後に返信がない場合、まずは冷静に状況を確認しましょう。
企業側も多忙であるため、返信が遅れることは珍しくありません。「就活」では、多くの応募者がいるため、企業の対応が遅れることもあります。数日待っても返信がない場合は、再度メールを送るのが良いでしょう。この際、丁寧な言葉遣いで「選考辞退」の意思を再確認し、返信がないことに対する理解を示します。
加えて、電話での確認も有効です。電話の際は、担当者の名前を確認し、直接話すことで迅速に対応してもらえる可能性が高まります。企業とのコミュニケーションを大切にし、誠意を持って対応することが重要です。
選考辞退メール例文
他社内定による辞退
件名：選考辞退のご連絡
□□株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております。
X月X日に内定をいただいております、△△です。
大変恐縮ながら、この度は面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。別の企業から内定をいただき、自分の適性や将来を十分に検討した結果、そちらの企業への入社を決めたためです。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。選考の機会をいただきましたこと、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
———————–
署名
家庭事情による辞退
件名：選考辞退のご連絡
□□株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております。
X月X日に内定をいただいております、△△です。
大変恐縮ながら、この度は面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。家庭の事情により、現時点での就職活動を続けることが困難な状況となってしまいました。貴社に多大なるご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。
お忙しいところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。選考の機会をいただきましたこと、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
———————–
署名
選考辞退電話の会話例
「お世話になっております。○○大学の山田太郎です。先日は面接の機会をいただき、ありがとうございました。大変恐縮ですが、他社の内定を受けることに決めましたので、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」
担当者が応答した後、「ご理解いただきありがとうございます。貴社での選考を辞退することは心苦しいですが、他社の条件が自分の目標に合致しているため、このような決断をいたしました。貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
このような形で、感謝の気持ちと理由を簡潔に伝えることが大切です。電話での「選考辞退」は、誠意を持って行うことで、今後の人間関係にも良い影響を与えます。
まとめ
選考辞退は就活の一部であり、社会人への「重要なステップ」です。多くの学生が「就職活動」を進める中で、複数の企業に応募することが一般的です。そのため、内定が重なることもあります。このような場合、選考を辞退することは避けられません。選考辞退は「マナー」を守り、早めに連絡することで企業側への「配慮」を示すことができます。また、選考辞退を通じて自己分析が深まり、自分に合った企業を見つけるための「貴重な経験」となります。選考辞退はネガティブな行動ではなく、適切に行うことで「プロフェッショナルな姿勢」を示すことができます。就活の一環として、選考辞退を適切に行うことが、社会人への一歩となります。
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株式会社 風土テック 代表取締役 柴田 亮太
大学卒業後、株式会社ソリューション（組織変革コンサル会社）入社。
最年少拠点長として福岡拠点の立ち上げを経験し社内の全コンサルタント対象のMVPを3年連続受賞。
その後独立し株式会社風土テックを設立。
これまでに都心の大手企業から離島の企業まで幅広く約1000社を超える企業の経営・採用コンサルを担当。
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