「安定して長く働けそう」というイメージから、事務職を志望する就活生は多いのではないでしょうか。しかし、いざ就活を始めてみると、募集が少ないことや事務職にはさまざまな種類があることを知った方もいると思います。
そこで今回は実際の事務職の仕事内容はどのようなもので、どんな働き方の特徴があるのか、志望動機の書き方ををまとめてみました。
事務職の部門
事務職の仕事内容はさまざまですが、共通しているのは「誰かのサポートをする仕事」ということ。サポートする対象者、対象部門がどこかによって、以下のように名称や仕事内容が変わってきます。
営業事務
商談に必要な資料の準備、顧客情報の管理、受発注書類の整理、請求書管理、入金チェックなど営業担当の業務サポートを行います。
人事・採用事務
新卒・中途採用対象者への連絡、説明会や面接の日程調整、会議室の確保、採用状況の報告資料作成など人事・採用にかかわる業務サポートを行います。
総務事務
社内で必要な備品の発注、オフィスのレイアウト変更、イベント実施などに向けた社内外関係者への連絡や調整、資料作成などを行います。
貿易事務
貿易にかかわる企業で生じる事務業務に従事します。
法務事務
法律事務所などで弁護士の業務サポートに従事します。
学校事務/医療事務
学校や病院などで事務業務に携わります。
事務職の仕事内容
書類作成・管理
会議資料・議事録、計画書などの社内文書や見積書・請求書、顧客への案内文書などの社外文書など社内外で使用する書類の作成業務をおこないます。
データ入力・管理
顧客情報や契約情報、売上・発送状況などの数字や文字データをパソコンの所定フォーマットやファイルに入力・保存、確認、管理をおこないます。企業のデータベースとなり個人情報を扱うデータ入力業務は正確性と適切な管理が重要です。
原本には手書きや画像・音声データなどさまざまなものがあり、それらを文字に起こす作業には時間を要することもあるのです。
また、データ入力のみならず、必要なデータの収集や集計・分析作業まで事務職が担うケースもあります。
顧客対応
来客やメール・電話での問い合わせに対して必要な顧客対応をおこないます。来客に対しては、受付や応接室への案内、お茶出し、見送りなどがあたります。
自分の担当する顧客でない場合でも笑顔で出迎え、名前の頂戴とアポイントの有無、担当者への引き継ぎなどを丁寧に素早くおこない、会社の顔としての立ち振る舞いが求められるのです。
電話対応でも来客対応同様、その企業の代表である意識を持つことが大切です。社内に担当者がいれば引き継ぎ、担当者が不在の場合は担当者に対して伝言メモを残します。
事務職の特徴
正社員雇用が多いが派遣社員としての採用も増えている
事務職の採用は正社員雇用の方が多いものの、派遣社員の採用も増えているという現状があります。
なぜなら、企業にとって必要な職種ではあるものの、企業の業績に直接利益を生み出す存在ではないという特性上、派遣社員の雇用やアウトソーシングをすることで、コストカットを図りたいという意図があるからです。
応募倍率が高い
厚生労働省が発表する職業別一般職業紹介状況によると、事務職の有効求人倍率は0.42倍であり、職業全体の有効求人倍率が1.29倍であるのと比較すると、かなり低いことがわかるでしょう。
働き方の特徴は？
事務職はアシスタントやサポート業務を担う「一般職」で採用をしている企業が多くあります。
一般職はデスクワークが中心のため、内勤で転勤や異動、残業も少ないケースが多いという特徴があります。「プライベートと仕事を両立したい」「業務内容や転居などの環境変化が起こりにくい環境で働きたい」と考えている方には合っているかもしれません。
また昨今では、派遣スタッフや業務委託が事務業務に従事するケースが増えていることから、正社員で事務職に就く場合には、サポート業務にとどまらずスタッフの育成やマネジメント、業務効率化に向けた改善提案など、組織貢献を求められるケースも増えています。
ただ、一般職の給料は総合職に比べて低く設定されていることが多く、昇給や昇進のスピードを考えると、総合職との差はキャリアを重ねるごとに大きくなっていきます。
事務職に向いている人
計画性のある人
限られた業務時間の中で、多くの事務作業をこなしていかなくてはなりません。さらに、計画通りに進まない事態に直面しても素早く対応し、その後の仕事で遅れを取り戻せるような適切な計画をおこなうことも重要です。
そのため、期限までに決められたことを終わらせる予定を上手に組み立てられる計画性のある人は事務職に向いています。
計画性がないと、やるべきことがどんどん後ろ倒しとなってしまい、期日までに書類作成などが間に合わずに周囲に迷惑を掛けてしまうということにもつながってしまうのです。
丁寧でスピーディーに仕事ができる人
毎日、多くの書類作成やデータ入力などをおこなう事務職は、丁寧でかつスピーディーに仕事をこなせる人が求められます。とくに、社外へ公開する書類などにミスがあると、大きな失態へとつながるため、ミスなく作業をおこなうことが大前提となります。
ミスをなくすためには、自分のおこなった作業に対して確認をおこなう時間を確保したいものです。そのためには、一つひとつの作業をスピーディーにおこなう必要があります。
さらに、事務職は自分のおこなう決められた業務のみならず、周囲のサポートまで担います。自分のおこなう仕事をスピーディーにこなして時間的余裕を捻出し、周囲のフォローへと入れるようにすることも求められるのです。
相手の求めることを先回りして行動できる人
社員をサポートするにあたって、頼まれたことを着実にこなすことは大切です。しかし、より周囲から頼りにされ、会社から評価される事務職となるには、相手の求めることを先回りして行動できる人が求められます。
先回りして行動することで相手から「自分が頼む前からいつも助けを差し伸べてくれる」と感謝してもらい、信頼関係を構築することができます。
事務職の志望動機を書くときのポイントは？
事務職の志望動機を考える際は、なぜ事務職なのかという理由はもちろん、
・サポート業務を通じて何ができるか
・組織にどう貢献できるか
を明確にすることを意識しましょう。
事務職を志望する理由には、「人を支える仕事に就きたい」「コツコツと自分のペースで仕事を進めたい」などさまざまあるでしょう。
では、なぜそう思うようになったのか。誰かをサポートすることが好きだと思った出来事、その時に行ったサポートと周りに与えた影響など、具体的なエピソードを用いて説明できるように整理しておきましょう。
また、その企業の中で、自分がどうありたいか、どんなふうに感謝されたいかを具体的にイメージしておくのもいいでしょう。
まとめ
事務職を志望し内定を獲得するには、まず事務職という職種についてきちんと理解をしたうえで自分との適性を考えることが大切です。
イメージが現実とは異なりミスマッチとなってしまうリスクを回避することができます。さらに、職種の中身まできちんと理解しておくことで、実態に即した志望動機や自己PRを伝えることができ、他の学生と差別化することができます。
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株式会社 風土テック 代表取締役 柴田 亮太
大学卒業後、株式会社ソリューション（組織変革コンサル会社）入社。
最年少拠点長として福岡拠点の立ち上げを経験し社内の全コンサルタント対象のMVPを3年連続受賞。
その後独立し株式会社風土テックを設立。
これまでに都心の大手企業から離島の企業まで幅広く約1000社を超える企業の経営・採用コンサルを担当。
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