はじめに：就活で人事とのやりとりに悩む学生は多い
就職活動をしていて「どんな口調で返せばいいんだろう」「この返信で大丈夫かな」と不安になった経験はありませんか？
特に、第一志望の企業とのやりとりは、一つ一つに不安な気持ちがよぎってしまい時間をかけ過ぎてしまう学生もいるようです。
今回は今からすぐに実践できる人事担当者とのコミュニケーションの基本をお伝えしていきます！
コミュニケーションの段階で「見られている」
就職活動をしていると、各企業・各選考ごとにメールなどでの日程調整のやりとりが発生します。選考を受けている企業が多くなると、その分連絡が多くなり気持ちが緩んでしまうこともあります。
ただし、そこで念頭に入れていただきたいのはコミュニケーション自体も見られているということ。
いくら面接での印象が良くても、いつも連絡がつきにくい・文章がラフだったりするとビジネスマナーがなく、自社の社員にするには不安な人材とみなされてしまいます。
コミュニケーションの円滑さは、ビジネスを行う上で最低限気をつけなくてはいけません。
就職活動のやりとりで気をつけたいこと「4選」
- とにかく即レス
- 業務時間内に返信する
- 言葉遣い
- 連絡ツールのプロフィールや写真
とにかく即レス
就職活動がピークを迎える4月・5月になると、説明会と同時に選考の日程調整・準備を行わなくてはいけません。最初のうちは意気込んで就活をしていても、だんだんと疲れや緩みの出る時期でもあります。
そんな時でも意識して欲しいのは、企業からの連絡にはすぐ返事をすること。連絡が来てから、遅くとも24時間以内に返信をするよう心がけましょう。
業務時間内に返信する
返信する際には「業務時間内」に返信するのがマナーです。
どうしても深夜・早朝・休日の業務時間外にメールをしなくてはいけない場合は、「夜分遅くに（早朝）失礼いたします。」や「休日に申し訳ございません。」など一言添えると「きちんとマナーのある人」という印象になりますよ！
言葉遣い
学生が就職活動の連絡をしていて一番悩むのは言葉遣いではないでしょうか。
普段からビジネスメールを書き慣れている人は少なく、適切な文章で返信できているか心配な人も多いはずです。
メールのポイントは、用件に対し簡潔に内容をまとめること。
相手に聞かれたことはなんなのか？を正しく把握し、回答漏れがないように気をつけましょう。
連絡ツールのプロフィール写真
意外と盲点なのが登録している写真。
普段は自己表現の一つとなりますが、就職活動の間はあまり奇抜過ぎないものがおすすめです。
次の、「LINEを使用する際の項」に、より詳細に記載していますので確認しておいてください。
LINEは特に注意！連絡ツールで気をつけたいこと
現在では、より手軽に連絡ができるようLINEで学生とやりとりをする企業も増えてきました。
企業・学生双方にとって手軽というメリットはありますが、学生は個人のアカウントを使用するため、友達追加する際は下記の点に気をつけましょう。
写真と名前の設定
名前は「フルネーム」がベターです。
就職活動でLINEを使用する際は、名前を企業にとって分かりやすいものにしておくと良いでしょう。フルネームや苗字・名前のどちらかにしておくのが望ましいです。
ニックネームなど、カジュアルすぎるものは就職活動の期間中は変更しておくのが安心です。
プロフィール・背景写真の設定
普段は自分で自由に設定でき、自己表現にも使えるプロフィール写真ですが、派手すぎる印象・ネガティブな印象を与えるものは避けておきましょう。
あなた自身を印象付けるものになるので、好印象な写真を選びたいですね！
| 良い写真 | 自分自身の写真 旅行先や出かけた先などで撮影しているものも可 景色 ペット 食べ物 |
| 避けたい写真 | お酒・タバコ ギャンブル 夜遊びをしているもの 彼氏・彼女との２ショット |
プライベートが丸見え？タイムラインやステータスメッセージ
LINEの繋がり方によっては、企業担当者が自分が投稿してきたタイムラインやステータスメッセージを閲覧することができてしまいます。
| 【タイムラインが見られる場合】 担当者のアカウントが個人のアカウントである（公式LINEアカウントではない）場合 |
| 【タイムラインが見えない場合】 企業の公式LINEでつながる場合 |
今まで投稿してきたプライベートな内容だけでなく、もし就職活動に関するネガティブな発言や情報漏洩に関する内容を書き込んでしまうと印象が悪くなるだけでなく問題になってしまいますので注意が必要です。
手軽さが落とし穴、スタンプ利用は避けよう！
LINEは手軽さが特徴ですが、いつもの癖で気軽に返信してしまわないよう注意しましょう。
移動中や隙間時間に既読をつけてしまった際に「すぐに返信しないと！」と思うがためにスタンプを使用しそうになりますが、これはビジネスマナーとして避けた方が良いです。
もし、採用担当者がスタンプを使ってきた場合でも、学生側が使用するのはお勧めしません。
メールを書いてみよう！
ここまでの内容で、企業の採用担当者との連絡をする前に気をつけていただきたい内容はお分かりいただけたと思います。
ここからは、メール文面に触れていきます。慣れるまで苦労はしますが、社会人になったらいずれ必要になるスキルなので、学生のうちに身につけておきましょう！
とはいえ、実際文章を書くとなると何が正解か不安になりますよね。ここからは、実際にどのようにメールを構成するかを紹介していきます。
メールの構成
メールの構成
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宛名
必ず、企業名や部署、相手の名前を記載しましょう。
送られてきたメールに担当者の所属部署などが書かれているので一度確認してから正しく記載します。
| 例：株式会社◯◯人事部◯◯課 山田太郎様 |
担当の方の所属しているのが何課なのかわからない場合は、省略しても問題ありません。もし氏名の記載がない場合は名前の箇所を「ご担当者様」に変更しても大丈夫です。
あいさつ
ここは、ほぼ変える必要がなく下記のような定型文で問題ありません。
| お世話になっております。
◯◯大学の◯◯◯と申します。 |
内容
前述した通り、用件に対し簡潔に内容をまとめることが大切です。
もし自分からメールを送る場合は、相手がすぐに内容がわかるように結論から先に記載しましょう。
文章が長くなってしまった場合は、改行を使用したり段落にまとめるなどして受信者が読みやすいように工夫します。
締め
用件だけを書いて送信してしまうとマナーがなく見えてしまいます。
締めの挨拶として「お忙しいなかお手数をお掛けいたしますが、ご回答のほど、よろしくお願いいたします」や「何卒よろしくお願いします。」などを記載しましょう。
署名
普段学生があまり使うことがないかもしれませんが、署名を設定しておくと丁寧で見栄えも良いです。
署名は、以下の３点を入れておきます。
・フルネーム
・学校名・学科・学年
・連絡先
また、本文と署名の間は区切り線を入れるようにしましょう。
◆署名の一例：
| ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
鈴木 一郎 ◯◯大学 ◯×学部 △△学科 ●年 メールアドレス：~~~@shukatsu.co.jp 電話番号：090-1234−5678 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ |
以上の構成のポイントを抑えて、実際にメールを作成してみましょう！
メールの一例を紹介！
ここまでのポイントを抑えてメールの一例をあげておきます。
日程調整や説明会（選考）に行けなくなってしまった際など、困ってしまうシチュエーションでのメールを紹介していますので、ぜひ活用してください。
面談日程の調整をしたい時のテンプレート
| 株式会社●● 人事部
〇〇様 お世話になっております。 ◯◯大学 ◯×学部 △△学科●年の鈴木一郎と申します。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 いただきました日程の中から、下記の日時でお願いできますでしょうか。 ○月○日（月）15時〜 お忙しい中恐縮ですが、お返事お待ちしております。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 鈴木 一郎 ◯◯大学 ◯×学部 △△学科 ●年 メールアドレス：~~~@shukatsu.co.jp 電話番号：090-1234−5678 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ |
説明会・選考の日程を変更したい時のテンプレート
日程変更の連絡をする際は、正直に理由を伝えた上で誠意をもって連絡をしましょう。
| 株式会社●● 人事部
〇〇様 お世話になっております。 ◯◯大学 ◯×学部 △△学科●年の鈴木一郎と申します。 ◯月◯日◯時から予定している説明会（面接）の申込をしておりましたが、大学の試験と日程が変更になり参加ができなくなってしまいました。 もし可能であれば別の日程に変更をお願いできますでしょうか。 下記の希望日の中で、説明会の日程を再調整していただくことは可能でしょうか。 変更希望日は以下の通りでございます。 ①◯月◯日 11:00〜 ②◯月△日 11:00〜 ②◯月▲日 14:00〜 身勝手なお願いで大変申し訳ありませんが、ご検討いただけましたら幸いです。 お忙しい中お手数をおかけしまして、大変申し訳ございませんが 何卒よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 鈴木 一郎 ◯◯大学 ◯×学部 △△学科 ●年 メールアドレス：~~~@shukatsu.co.jp 電話番号：090-1234−5678 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ |
最後に
就職活動でコミュニケーションを取る際の注意点をお伝えしました。
メールの内容はもちろんのこと、連絡をする時間・使用ツールならではの注意点があります。友達同士のコミュニケーションであれば何も問題ないことも、ビジネスの場になるとそうは行きません。
よほどのことがなければ悪印象となることはありませんが、より好印象を与えられるようにマナーは抑えて就職活動を進めましょう！
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株式会社 風土テック 代表取締役 柴田 亮太
大学卒業後、株式会社ソリューション（組織変革コンサル会社）入社。
最年少拠点長として福岡拠点の立ち上げを経験し社内の全コンサルタント対象のMVPを3年連続受賞。
その後独立し株式会社風土テックを設立。
これまでに都心の大手企業から離島の企業まで幅広く約1000社を超える企業の経営・採用コンサルを担当。
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